Подготовка документов МОУО – создание текстов

Как уже отмечалось (см. «Управление образованием – работа специалиста с документами» в нашем блоге) значительная часть рабочего времени специалиста МОУО составляет работа с      документами. Это, как правило, непосредственное исполнение документа (организация различных мероприятий, подготовка  совещаний, инспектирование, взаимодействие с образовательными и другими организациями и т.д.) и разработка проектов документов МОУО и местных органов власти по вопросам образования (распорядительные документы, планы, рекомендации, справки, доклады и т.д.).

«Хоро­шие служебные документы — это произведения искусства. А ше­девры, как известно, не создаются за несколько минут» (Рон Теппер).

Практика показывает, что наибольшее затруднение у специалистов МОУО, особенно на первых порах, вызывает подготовка проектов как распорядительных, так и информационно-аналитических документов.

Алгоритм подготовки документа не сложен и состоит из следующих этапов:

1. Чтобы составить полноценный качественный документ, прежде всего надо хорошо знать излагаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Это самый главный этап,  особенно, для начинающих.  Сделайте подборку необходимых документов в интернете и создайте специальную закладку.

При составлении распорядительных документов, например, постановлений, прика­зов, следует изучить ранее изданные распорядительные до­кументы как вышестоящей, так и своей, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, сосредоточить  внимание на нерешён­ных сторонах проблемы, обеспечить правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку, соответствие содержания документа ком­петенции данного учреждения.

2.Уточните целесообразность, цель документа и круг воп­росов, подлежащих разрешению. Это позволит правильно выбрать вид документа, его форму, во мно­гом определяющие стиль и характер изложения текста.

3. Зная, как решают­ся подобные вопросы на основании законодательно-нормативных актов и собрав всю необходимую информацию, состав­ляют проект документа. При этом используют деловой стиль изложения, трафаретные тексты, на­боры стандартных фраз и выражений.

4.Проект документа редактируется и согласовывается.

5.Последний этап — окончательное оформление и подписание документа.

Если  взять любой документ, то можно заметить, что у него есть форма и содержание. Форма – это реквизиты документа: грифы принятия, утверждения, согласования или адреса, подписи, даты, исполнителя и др. Содержание – это наименование, заголовок  и текст  документа.

Структура формы и содержания определяются административным регламентом организации (МОУО, органа законодательной и исполнительной власти). Поэтому, прежде, чем приступить к подготовке текста документа, внимательно прочитайте регламент, найдите аналог документа и изучите его.

Соблюсти реквизиты не сложно. А вот, что касается текста, то здесь следует придерживаться определенных требований, зная и соблюдая которые можно научиться составлять грамотные и содержательные документы, ибо от этого в немалой степени  зависит их реализация.

Отличительная  особенность текстов служебных документов  – их  формализованность, которая  позволяет быст­рее и точнее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты вре­мени на составление и сократить бумаготворчество.

Этого можно достигнуть, используя деловой стиль, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом и позволяет обеспечить максимум информации при минимуме слов.

Для того, чтобы выполнить это правило, советуем воспользоваться материалами специализированных  документов по вопросам документоведения и стандартизации ( см. в конце статьи).

1.Перед текстом в левой части первого листа документа размещается  реквизит: наименование документа и заголовок, который в краткой форме раскрывает  его основное содержание. Например, Постановление  об утверждении порядка предоставления…,Положение о…, приказ об итогах проверки.., Справка (информация) о результатах городской олимпиады …, и т.д. Заголовок размещается.

2.Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа (констатирующая часть, преамбула), в дру­гой (смысловой, распорядительной, заключительной) — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, реко­мендации.

Констатирующая часть обычно начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение… на основании …  и т.д. В том случае, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п — констатирующая часть, как правило, отсутствует.

В ряде случаев документ  может начинаться с заключитель­ной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., которая  затем подкрепляется их обоснованиями. Отдельные документы, на­пример, письма и заявления с просьбой, можно составлять и без мотивировки, а приказы только с одной распорядительной частью.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения и начинается словами «постановляет», «приказываю», «рекомендуется» или «постановили», если документ нескольких организаций,   и т.д.

3. При подготовке текста следует придерживаться определенных правил:

1.Служебные документы отличает нейтральный тон и деловой стиль.

2.Изложение текста ведется:

• при переписке — от третьего лица, единственного или множественного числа, место­имения заменяются существительными;
• в распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия,-  текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных запи­сок (приказываю, предлагаю, прошу);
• в распорядительных документах, издаваемых на принципах колле­гиальности, — используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило);
• в совместных документах —  текст излагается от 1-го лица множествен­ного лица (постановили, решили, предлагаем);
• в протоколах — используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа.

3. Текст должен быть структурирован: чётко выделены основные части  текста, тек­стовые компоненты  располагаются  в определенной последователь­ности.

4.Для лучшего восприятия документа текст делится на абзацы, характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль.

5.Тексты сложных, больших по объему документов (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты.

6. При максимальной краткости документа должны быть обеспечены:

• четкость, полнота и точность информации, исключающие возможность двоякого понимания текста;
• приводимые фак­ты и доводы  должны быть аргументированы и логичны, достоверны  и объективны;  
• формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Примечание. Под достоверностью информации понимается отражение фактичес­кого состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в до­кументе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запра­шивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и доста­точной информации, исключением повторений и излишних подробнос­тей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую на­грузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формули­ровок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, использу­ется обратный порядок слов.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания доку­мента, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что явля­ется одним из основных условий управленческой деятельности. Неточ­но понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

7.Если поводом для создания какого- либо документа послужил дру­гой документ или доказательством служат сведения из другого доку­мента, в тексте приводятся полные его данные: вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регис­трационный номер документа и заголовок к тексту.

8. При составлении текста широко используются наборы стандартных фраз и выражений — языковых оборотов, используемых в не­изменном виде, характерных для данного вида документов. Они обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие исполнителем.

При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения делаются отдельной закладкой.

9. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии, употребления в служебных документах разговорных, устаревших слов, архаизмов, иностранных слов и выражений. профессиональных терминов,  т.к. их  употребление часто вызывает трудности в восприятии текста документа. Они  могут оказаться непонятным адресату. Если их  заменить нельзя, следует дать объяснение в скобках.

10. При сокращении слов и словосочетаний при их первом употреблении в тексте рекомендуется в скобках давать их расшифровку.

11.При составлении ин­формационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

12. При подготовке однотипных документов, как правило,  используются трафареты, шаблоны, унифицированные формы, анкеты, таблицы.

13.Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

При этом только на русском языке текст оформляется при направлении доку­ментов:

• в федеральные органы государственной власти, органы   власти субъектов Российской Федерации;
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящие­ся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федера­ции. 

14.Если в тексте используются цифры, то их записывают следующим образом:

• дата может оформляться  или  как 20.05.2013  или как 20 мая 2013 года. После цифр, обозначающих год, точка не ставится;
• однозначное число пишется словом, а не цифрой, например,  пять образовательных организаций, три километра.
• многозначные числа, как правило, записываются арабскими цифрами, например, 12, 125, а  200 000 как  200 тыс. Исключение:  если цифра стоит в начале предложения, ее рекомендуется писать словами.

Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ве­дётся  на компьютере, что позволяет иметь утверждённые унифицированные фор­мы документов, разработанные в организации, тра­фаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений,  базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документов.

При подготовке использованы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст с датой введения 1 июля 2003 г.
2. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденные Росархивом.
3. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20.12.2000 №03-51/64 «О методических рекомендациях по работе с документами    в образовательных учреждениях».
5. Другие материалы по работе с документами.