Одно из направлений деятельности специалиста муниципального органа управления образованием – работа с документами. По данным некоторых аналитиков она занимает от 30 до 70 процентов его рабочего времени.
Для того, чтобы правильно осуществлять работу с документами, следует внимательно изучить соответствующие регламенты. При этом необходимо обратить внимание на следующее.
1.Условно документы, с которыми придется работать специалисту МОУО, можно разделить на:
- документы «Для служебного пользования»;
- информационные (информационно-справочные, информационно-аналитические) документы: для сведения, для ознакомления, для использования в работе;
- конфиденциальные (секретные);
- жалобы, заявления, обращения граждан, в т.ч. ответы по телефону, электронной почте, в качестве оказания муниципальной услуги.
По срокам исполнения документы бывают срочные и документы длительного пользования (бессрочные).
2. При получении документа следует обратить внимание на соответствие резолюции об исполнении документа направлениям деятельности специалиста. Если документ не по адресу, следует обратиться к начальнику для переадресации документа.
К сведению. В состав резолюции руководства входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Как правило, служебные документы исполняются в месячный срок, за исключением случаев, когда более короткий срок указан в резолюции либо предусмотрен действующим законодательством.
3.Приступая к исполнению документа, необходимо внимательно прочитать резолюцию (поручение) руководства. Обычно она излагается очень коротко, например, «К исполнению», «Для сведения», «Для служебного пользования», «Подготовить приказ (справку, проект постановления и др.)», «Разработать дорожную карту» и т.д.
4. Для выполнения поручения руководства документ следует, прежде всего, внимательно прочитать (может не раз) и выделить ключевые моменты (понять смысл). Это поможет определить пути и способы исполнения. В ряде случаев придется ознакомиться с другими материалами, необходимыми для исполнения, аналогичными документами, шаблонами (не всегда надо изобретать велосипед). Придется заглянуть и в интернет. Но копировать не следует – не всегда, что там, хорошего качества. Полученная информация помогает, когда не знаешь с чего начать.
5. Составить план действий по исполнению документа и реализовать его.
7.По исполнении документа составить краткую справку и снять документ с контроля.
Некоторые особенности работы с документами:
1. Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.
2.На документах, имеющих служебную информацию ограниченного распространения, ставится пометка «Для служебного пользования».
3.Передача документов МОУО работникам других организаций допускается только с разрешения руководства.
4.При утрате документов назначается служебное расследование, по результатам которого принимается решение в соответствии с законодательством РФ.
За утрату документов с пометкой «Для служебного пользования», разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работники МОУО могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством РФ ответственности.
5.Если поручение предписывает исполнение документов нескольким должностным лицам, то подлинник документа вручается исполнителю, указанному в поручении первым, а остальным – копии документов.
6.Особо следует обратить внимание на работу с электронными документами, внимательно изучить инструкцию и строго придерживайтесь установленных правил.
7. Статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие аналогичные материалы документами не являются и регистрации не подлежат.
8.В случае, если исполнение документа в установленный срок невозможно в течение определенного регламентом срока со дня регистрации документа, необходимо решить вопрос с руководством, а отправителя документа уведомить об отсрочке с указанием ее причины и нового срока исполнения, который не может превышать срока, установленного регламентом сверх установленного Федеральным законодательством.
Примечание. Порядок работы с обращениями, письмами, заявлениями граждан определен законодательством РФ и подробно изложен в регламенте МОУО. Необходимо четко следовать ему, рассматривать обращения по существу, не допускать формальных отписок, ведь за каждым из них стоит конкретный человек с его проблемами.
При подготовке использованы материалы ряда интернет-сайтов местных органов власти