Работа с документами в МОУО – подготовка справки

В отличие от распорядительных документов информационно-справочные документы (справки, акты, письма, объяснительные, служебные записки и др.) зачастую не требуют исполнения. Однако, в ряде случаев они могут стать основанием для принятия каких-либо решений, в т.ч. подготовки распорядительных документов.

Наиболее распространенным видом из информационно-справочных  документов, которые приходится готовить специалисту МОУО, являются справки.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, отражающий  основную деятельность организации или подтверждающий сведения служебного характера. Например, об итогах ЕГЭ, о состояние и перспективах развития образования в территории, о работе образовательных учреждений и т.д.

Справки могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству МОУО или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки подписываются руководителем МОУО или его заместителем. Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации и содержат следующие  реквизиты:

• наименование учреждения;
• наименование вида документа (СПРАВКА);
• заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
• текст документа;
• подпись;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• приложения (при наличии).

Реквизиты внутренней справки:

• наименование структурного подразделения – автора документа;
• наименование вида документа (СПРАВКА);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
• текст документа;
• подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации);
• приложения (при наличии).

В зависимости от целей составления справки могут быть: аналитическими, отчетными или информационными.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например,отчет об охвате  детей летним отдыхом,  отчет о готовности ОО к началу учебного года.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о переходе на ФГОС НОО  в образовательных организациях района (города),  Справка о состоянии профилактики правонарушений среди  несовершеннолетних в ОО  в первом полугодии 2013-2014 учебного года.  Такие справки  составляются, как правило, к  установленному сроку (по плану) или по запросу.

Текст информационной справки  состоит из двух частей:

1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
2. изложение конкретных сведений, отражающих существо вопроса, а также выводы и предложения организации или должностного лица.

Текст информационной  справки может состоять только из одной (второй) части.

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Значительное место в работе специалиста занимает подготовка справок аналитического характера.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующих решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (внешние — до 3-х страниц, внутренние – до 10 страниц).

Текст аналитической справки состоит из трех частей:

1. основания для составления справки (план, приказ, обращения граждан, распоряжение, нормативный акт и др.);
2. анализ ситуации или вопроса (факты, следствия, причины);
3. выводы, предложения, рекомендации (конкретно). 

Хотя жестких требований к структуре или объему аналитической справки не предъявляется, все же следует придерживаться определённой логики.  Она, например,  может быть такой:

1. введение;
2. основная часть;
3. заключение;
4. подпись;
5. приложения.

Во введении кратко излагаются основания (постановка проблемы), причины, обстоятельства, цели и задачи, состав экспертов, круг вопросов, подлежащих рассмотрению (программа), использованные методы (методики),  источники информации,  методика, использованная при обработке информации и др.
В основной части излагается суть полученных результатов (факты, результаты), Изложение ведется в логической последовательности в соответствии с утвержденной программой (регламентом) с поэтапным анализом и обобщениями (причины, следствия). Необходимые таблицы, графики, расчеты, сведения могут быть даны в Приложениях, чтобы не загромождать основной текст, а в тексте делается только ссылка.
В заключительной части даются выводы, предложения (рекомендации), построенные на основе результатов анализа материалов, приведенных в основной части.

При подготовке выводов,  предложений, рекомендаций необходимо обратить внимание на следующее.

а) Выводы и предложения должны:

• не противоречивость основному тексту и иметь с ним жесткую логическую взаимосвязь;
• не содержать прямых повторений текста;
• не содержать заключений, не обоснованных текстом;
• характеризовать рассматриваемый период или явление;
• подводить общий итог;
• быть конкретными и проверяемыми.

б) Предложения, рекомендации, мероприятия или их варианты должны исходить из сделанных выводов, не противоречить им и быть нацелены на устранение допущенных недостатков, следствий того или иного события, на  устранение и предотвращение причин, их породивших, нацеливать на перспективное развитие организации.

в) Текст выводов должен быть кратким и не превышать объёма одной страницы.

Приложения могут содержать  различные подробные таблицы, графики, условные обозначения, глоссарий, математические формулы и расчеты, а также иную второстепенную информацию, дополняющая основную часть документа.

Текст справки должен быть тщательно выверен исполнителем и завизирован им, а затем передан руководителю отдела (заместителю). В случае выявления каких-либо неточностей, ошибок и т.п. в документе исполнитель вносит изменения, визирует справку у заместителя и передает её в двух экземплярах на подпись  руководителю (заместителю руководителя) МОУО.

В ряде случаев возможна  презентация справки, над которой также придется поработать исполнителю.

Советы практика

Для того, чтобы подготовить качественную аналитическую справку, ее составителю следует прилично потрудиться.

1. Быть в проблеме.  Для чего:

• изучить нормативную базу, литературу, распорядительные документы МОУО, других организаций по теме. Можно, конечно, найти аналогичную справку и переложить на свой материал. Но при этом документ потеряет оригинальность, т.к. составитель окажется под сторонним влиянием и повторит допущенные автором ошибки;
• познакомиться с материалами смежных отделов по теме справки. Это поможет шире взглянуть   на проблему.  Может быть по ряду позиций не стоит «изобретать велосипед», а сослаться на уже принятые решения.

2. Овладеть (в теории и на практике) методами сбора и обработки информации.

3. Овладеть (в теории и на практике) методами анализа, в т.ч. педагогического.

4.Потребовать от экспертов, участвующих в работе, подготовки качественных материалов. Для чего:

• можно предложить им разработать и согласовать с составителем программу исследования, содержание представляемого материала, разъяснить, что от них конкретно требуется;
• рекомендовать экспертам, чтобы в  представляемых материалах (собранной информации) помимо  описания фактов, явлений, результатов, содержались анализ их с указанием причин, наличие предложений по решению выявленных проблем. Иначе придется додумывать составителю самому, что может привести к ошибкам;
•  лично побеседовать с теми, кто представляет информацию (экспертом), ибо не  всегда  все можно изложить на бумаге.

5. Когда вся необходимая информация собрана, следует  внимательно (может быть несколько раз) изучить ее и составить план проекта справки.

6.Потом начинается самое трудное – обобщение. Не просто переписывание (верстка) представленных материалов (характерно для начинающих), а выявление общих тенденций на основе частных явлений (от частного к общему). Одновременно по ходу можно готовить проект выводов и рекомендаций по отдельным разделам (это целесообразней).

Так готовится черновик, а далее – дело техники.

Удачи вам во всех делах.

Использованные источники:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
• «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденные Росархивом.
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления».
• Материалы ряда интернет-сайтов.

Другие статьи в блоге:

Подготовка документов МОУО – правила оформления

Подготовка документов МОУО – создание текстов

Нормативная база управления образованием – муниципальный уровень