Работа с документами в МОУО – подготовка справки
В отличие от распорядительных документов информационно-справочные документы (справки, акты, письма, объяснительные, служебные записки и др.) зачастую не требуют исполнения. Однако, в ряде случаев они могут стать основанием для принятия каких-либо решений, в т.ч. подготовки распорядительных документов.
Наиболее распространенным видом из информационно-справочных документов, которые приходится готовить специалисту МОУО, являются справки.
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, отражающий основную деятельность организации или подтверждающий сведения служебного характера. Например, об итогах ЕГЭ, о состояние и перспективах развития образования в территории, о работе образовательных учреждений и т.д.
Справки могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству МОУО или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки подписываются руководителем МОУО или его заместителем. Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации и содержат следующие реквизиты:
- наименование учреждения;
- наименование вида документа (СПРАВКА);
- заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
- текст документа;
- подпись;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- приложения (при наличии).
Реквизиты внутренней справки:
- наименование структурного подразделения – автора документа;
- наименование вида документа (СПРАВКА);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
- текст документа;
- подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации);
- приложения (при наличии).
В зависимости от целей составления справки могут быть: аналитическими, отчетными или информационными.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например,отчет об охвате детей летним отдыхом, отчет о готовности ОО к началу учебного года.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о переходе на ФГОС НОО в образовательных организациях района (города), Справка о состоянии профилактики правонарушений среди несовершеннолетних в ОО в первом полугодии 2013-2014 учебного года. Такие справки составляются, как правило, к установленному сроку (по плану) или по запросу.
Текст информационной справки состоит из двух частей:
- изложение фактов, послуживших причиной её составления;
- изложение конкретных сведений, отражающих существо вопроса, а также выводы и предложения организации или должностного лица.
Текст информационной справки может состоять только из одной (второй) части.
Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Значительное место в работе специалиста занимает подготовка справок аналитического характера.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующих решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (внешние — до 3-х страниц, внутренние – до 10 страниц).
Текст аналитической справки состоит из трех частей:
- основания для составления справки (план, приказ, обращения граждан, распоряжение, нормативный акт и др.);
- анализ ситуации или вопроса (факты, следствия, причины);
- выводы, предложения, рекомендации (конкретно).
Хотя жестких требований к структуре или объему аналитической справки не предъявляется, все же следует придерживаться определённой логики. Она, например, может быть такой:
- введение;
- основная часть;
- заключение;
- подпись;
- приложения.
Во введении кратко излагаются основания (постановка проблемы), причины, обстоятельства, цели и задачи, состав экспертов, круг вопросов, подлежащих рассмотрению (программа), использованные методы (методики), источники информации, методика, использованная при обработке информации и др.
В основной части излагается суть полученных результатов (факты, результаты), Изложение ведется в логической последовательности в соответствии с утвержденной программой (регламентом) с поэтапным анализом и обобщениями (причины, следствия). Необходимые таблицы, графики, расчеты, сведения могут быть даны в Приложениях, чтобы не загромождать основной текст, а в тексте делается только ссылка.
В заключительной части даются выводы, предложения (рекомендации), построенные на основе результатов анализа материалов, приведенных в основной части.
При подготовке выводов, предложений, рекомендаций необходимо обратить внимание на следующее.
а) Выводы и предложения должны:
- не противоречивость основному тексту и иметь с ним жесткую логическую взаимосвязь;
- не содержать прямых повторений текста;
- не содержать заключений, не обоснованных текстом;
- характеризовать рассматриваемый период или явление;
- подводить общий итог;
- быть конкретными и проверяемыми.
б) Предложения, рекомендации, мероприятия или их варианты должны исходить из сделанных выводов, не противоречить им и быть нацелены на устранение допущенных недостатков, следствий того или иного события, на устранение и предотвращение причин, их породивших, нацеливать на перспективное развитие организации.
в) Текст выводов должен быть кратким и не превышать объёма одной страницы.
Приложения могут содержать различные подробные таблицы, графики, условные обозначения, глоссарий, математические формулы и расчеты, а также иную второстепенную информацию, дополняющая основную часть документа.
Текст справки должен быть тщательно выверен исполнителем и завизирован им, а затем передан руководителю отдела (заместителю). В случае выявления каких-либо неточностей, ошибок и т.п. в документе исполнитель вносит изменения, визирует справку у заместителя и передает её в двух экземплярах на подпись руководителю (заместителю руководителя) МОУО.
В ряде случаев возможна презентация справки, над которой также придется поработать исполнителю.
Советы практика
Для того, чтобы подготовить качественную аналитическую справку, ее составителю следует прилично потрудиться.
1. Быть в проблеме. Для чего:
- изучить нормативную базу, литературу, распорядительные документы МОУО, других организаций по теме. Можно, конечно, найти аналогичную справку и переложить на свой материал. Но при этом документ потеряет оригинальность, т.к. составитель окажется под сторонним влиянием и повторит допущенные автором ошибки;
- познакомиться с материалами смежных отделов по теме справки. Это поможет шире взглянуть на проблему. Может быть по ряду позиций не стоит «изобретать велосипед», а сослаться на уже принятые решения.
2. Овладеть (в теории и на практике) методами сбора и обработки информации.
3. Овладеть (в теории и на практике) методами анализа, в т.ч. педагогического.
4.Потребовать от экспертов, участвующих в работе, подготовки качественных материалов. Для чего:
- можно предложить им разработать и согласовать с составителем программу исследования, содержание представляемого материала, разъяснить, что от них конкретно требуется;
- рекомендовать экспертам, чтобы в представляемых материалах (собранной информации) помимо описания фактов, явлений, результатов, содержались анализ их с указанием причин, наличие предложений по решению выявленных проблем. Иначе придется додумывать составителю самому, что может привести к ошибкам;
- лично побеседовать с теми, кто представляет информацию (экспертом), ибо не всегда все можно изложить на бумаге.
5. Когда вся необходимая информация собрана, следует внимательно (может быть несколько раз) изучить ее и составить план проекта справки.
6.Потом начинается самое трудное – обобщение. Не просто переписывание (верстка) представленных материалов (характерно для начинающих), а выявление общих тенденций на основе частных явлений (от частного к общему). Одновременно по ходу можно готовить проект выводов и рекомендаций по отдельным разделам (это целесообразней).
Так готовится черновик, а далее – дело техники.
Удачи вам во всех делах.
Использованные источники:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденные Росархивом.
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления».
- Материалы ряда интернет-сайтов.
Другие статьи в блоге:
Подготовка документов МОУО – правила оформления
Подготовка документов МОУО – создание текстов
Нормативная база управления образованием – муниципальный уровень