Помимо справок, о подготовке которых рассказывается в статье блога Работа с документами в МОУО – подготовка справки, к информационно-справочным документам также относятся: акт, протокол, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, заключение, отзыв, перечень, список, сводка, переписка.
Специалисту МОУО в той или иной мере приходится заниматься подготовкой подобных документов. Поэтому неплохо иметь хотя бы общее представление о них.
1.Акт
Акт – информационно – справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Он может содержать выводы, рекомендации, предложения, если они не оформлены распорядительным документом.
Хотя данный документ чаще всего применяется в практике контрольных органов, но он может быть составлен, например, при экспертизе отдельных видов деятельности образовательного учреждения. Кроме того специалист может входить в состав комиссии по подготовке акта в качестве её члена.
Акт составляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть – содержит основание (основания) для составления акта, перечень лиц, составивших акт и лиц, присутствующих при этом.
Констатирующая часть – представляет описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), установленные факты, выводы и предложения. После текста делается отметка о наличии приложения.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении: председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), и утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен акт.
Комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
2. Протокол
Специалисту может быть поручено вести протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, жюри и др.), собраний, конференций.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограмм, звукозаписей и др. Датой протокола является дата проведения заседания. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.
Протокол может оформляться как на специальном бланке протокола, так и на листах формата А4.
Формы протоколов (выбирает руководитель):
- полный протокол – содержит запись всех выступлений на заседании;
- краткий протокол – содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Текст полного протокола состоит из вводной и основной частей.
Вводная часть – здесь указываются ФИО председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание, повестка дня. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.
Основная часть – представляет собой текст, состоящий из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
- «СЛУШАЛИ:…»;
- «ВЫСТУПИЛИ:…»;
- «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…».
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся ФИО докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то после указания темы выступления делается отметка: «текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются ФИО лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Оно строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Решение может содержать один или несколько пунктов, которые располагаются по значимости, и каждый из них нумеруется. Ниже текста решения указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
Если принимается решение об утверждении какого-либо документа, то в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие.
Иногда требуется сделать выписку из протокола.
Выписка из протокола – это точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.При этом оформляется название документа: “Выписка из протокола”. Далее воспроизводятся: все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение, подпись (без личной подписи). Выписка должна быть заверена.
3. Письма
Письма – документы, служащие средством общения между учреждениями, частными лицами.
Виды служебных писем:
- письмо – просьба;
- письмо – предложение;
- письмо – претензия;
- письмо – запрос;
- письмо – извещение;
- информационное письмо;
- письмо – отказ;
- письмо – напоминание;
- сопроводительное письмо и т.д.
Алгоритм подготовки служебных писем:
- сбор информации, при необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них;
- подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование;
- согласование проекта текста письма, редактирование;
- подписание письма руководителем;
- отправка письма с обязательной регистрацией.
Текст служебного письма состоит из обращения, вводной части, основной части и заключения.
Вводная часть – указываются причины, основания, цели составления документа, при необходимости ссылки на даты, факты, документы.
Основная часть – излагается главная цель письма: просьба, предложение, отказ, ответ и т.д.
Заключение – обычно представляет собой формулы вежливости.
Требования к тексту: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, объективность, ясность, длина предложений – не более 20 слов, объем – от одной до трех страниц.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке и если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
В служебных документах страдательные конструкции (нами будет выполнено.., Вами предложено…) предпочтительнее действительных, используются общепринятые сокращения (г-н, зам., ГПД, ЕГЭ, гг. – годы, пп. – пункты), в них неуместно употреблять выражения типа “Будьте так любезны…” или “Не откажите в любезности сообщить…”.
Особенности отдельных видов писем
Письмо – ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
- принятие предложения;
- отказ от предложения;
- выполнение просьбы;
- ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.
Письмо – приглашение может содержать:
- обращение;
- полную повестку дня мероприятия;
- фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
- фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
- способ проезда и другую информацию.
4. Служебные записки
Служебная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.
Особенности отдельных видов служебных записок
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта, их действительное состояние. Докладные записки бывают аналитические, информационные и отчетные (по результатам проверки, командировки и т.д.), а также внутренние и внешние.
Чаще всего приходится готовить внутренние докладные записки – докладные записки, адресованные своему руководителю. Они оформляются на бланке формата А4 и подписываются составителем. Докладные записки готовятся как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Информационные докладные записки информируют руководителя о ходе выполнения работ.
Текст докладной записки состоит из двух частей:
- изложение фактов, послуживших причиной её составления;
- выводы и предложения.
Пояснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) и являющийся приложением к нему. Оформляется на общем бланке и подписывается руководителем.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения или нарушения трудовой дисциплины. Составляется работником на стандартном листе бумаги и подписываются им.
Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации, излагаемые факты (данные, события) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.
Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных проблемах. При этом дается их сжатый комплексный анализ, как правило, дополняемый справками, конкретизирующими его.
Информационно-статистические записки содержат цифры, данные, располагаемые наиболее наглядным, удобным для восприятия образом (в форме таблиц, графиков и т. п,). Такие записки не содержат подробного анализа приводимых в них данных.
5.Заявление
Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Виды заявлений:
- заявление-просьба (ходатайство);
- заявление-жалоба;
- заявление – объяснение (объяснительная);
- заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Заявление пишется от имени одного лица, но могут быть и коллективные заявления. Заявление пишется на имя того лица, в компетенции которого находится данный вопрос.
Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. При этом ФИО не указываются, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил.
Ниже адресации, посередине листа указывается общее наименование документа – ЗАЯВЛЕНИЕ.
Основной текст, как правило, начинается с вводных слов в соответствии с содержанием документа: «Прошу…», «Обращаюсь с жалобой на…», « Ставлю Вас в известность…» и т. п.). Далее излагается основные мотивы, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на что рассчитывает заявитель: «Прошу уволить …»; «Прошу дать ответ…»; «Прошу принять меры…» и т.п.
После основного текста с красной строки дается ссылка о наличии приложения (если таковое имеется).
Дата написания (число, месяц (прописью) и год ) размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа.
Подпись содержит полное официальное наименование должности заявителя, его личную роспись, фамилию и инициалы.
6.Представление
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении конкретного работника, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст представления, как правило, содержит следующую информацию:
- наименование вида документа – ПРЕДСТАВЛЕНИЕ;
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- образование;
- занимаемую должность;
- стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);
- оценку служебной деятельности;
- повышение профессионального уровня;
- оценку деловых и моральных качеств;
- информацию об участии в общественной работе;
- мотив представления (назначение, перемещение с указанием должности и структурного подразделения, поощрение с указанием вида поощрения).
Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. Датой представления является дата его подписания.
Источники:
- ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
- “Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003”, утвержденные Росархивом.
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления».
- Материалы ряда интернет-сайтов.
Другие статьи в блоге:
Подготовка документов МОУО – правила оформления
Подготовка документов МОУО – создание текстов
Нормативная база управления образованием – муниципальный уровень